Cover der Zeitschrift Capital mit dem Aufmacher „Raus aus der E-Mail-Falle“
Die deutsche Wirtschaftszeitschrift Capital widmete die Coverstory der Nummer 12/2013 dem Thema Raus aus der E-Mail-Falle mit dem bezeichnenden Untertitel „Kommunikation wird neu erfunden: Unternehmen schaffen die E-Mail ab“.
Wir erinnern uns: Im Jahr 2011 verkündete Thierry Breton, Chef der IT-Firma Atos, sein „Zero email™“ Programm: Drei Jahre später – jetzt – sollte sein Unternehmen die „Umweltverschmutzung“ E-Mail im Griff haben. Unter dem Schlagwort „Zero email“ startete er damit einen Trend. Nun ist es an der Zeit zu überprüfen, wie es um den „Kulturwandel“ steht.
Die erste E-Mail wurde 1971 versandt, 1984 erreichte sie die deutschsprachigen Universitäten – der Autor dieses Beitrags besitzt seit 1985 E-Mail-Accounts. Inzwischen hat sich E-Mail mit knapp 200 Milliarden Stück pro Tag zur „Umweltverschmutzung des Informationszeitalters“ (Thierry Breton) entwickelt.
E-Mail ist außer Kontrolle geraten: „Sie ist unser Leben und unser Untergang. Wir sind ständig erreichbar, aber nicht mehr zu erreichen. Die Mail erleichtert so viel und erschlägt uns gleichzeitig“ (Capital).
Die Initiative: No-mails@Solvion
Im Grazer Unternehmen Solvion läuft seit dem Jahr 2012 die Initiative „No-Mails@Solvion“: gemeint ist damit der Verzicht auf interne E-Mails. Hier wird in der Zusammmenarbeit auf einen Mix von Microsoft Produkten gesetzt:
Microsoft SharePoint + Yammer + Lync (= Skype for Business) + Outlook.
Die Technologien wachsen Schritt für Schritt zusammen und ermöglichen eine effektivere, zielgerichtete Zusammenarbeit und Kommunikation.
Social Network für Unternehmen: Yammer
Stichwort Null-Diät bei internen E-Mails: hier ist das unternehmensinterne Social Network Portal Yammer der wirkliche Heilsbringer und ermöglicht effektive, transparente Kommunikation zwischen mehreren Personen, thematisch strukturiert, nachvollzieh- und durchsuchbar. Gerne erzählen wir Ihnen unsere Erfolgsgeschichten und wie Yammer zum effektiven Informationsaustausch in Projekten, Teams, über Standorte und Zeitzonen hinweg, eingesetzt wird und echten Business-Nutzen bringt.
E-Mail Tipps
Die Einführung neuer Software bringt nichts ohne Verhaltensänderung. Als ersten Ansatz dafür sieben Regeln von Capital für besseres Mailen:
- Machen Sie E-Mail-Pausen
- Schalten Sie alle Signale für ankommende E-Mails ab
- Kurzfassen, klar schreiben
- lassen Sie die Finger von CC
- Verzichten Sie auf Anhänge/Attachements
- Schluß mit dem Mail-Pingpong – suchen Sie das Gespräch
(Dieser Beitrag von Martin Mucha erschien erstmals am 13. 1. 2014 im Blog der Firma Solvion.)
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